Với mục tiêu triển khai ứng dụng chứng thực điện tử và chữ ký số chuyên dùng trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nướctrên địa bàn tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu theo quy định tại Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 25/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. UBND tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu đã ban hành Quyết định số 1154/QĐ-UBND ngày 15 tháng 5 năm 2013 về việc Quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu và Quyết định số 3044/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2013 Hướng dẫn quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số và dịch vụ chứng thực chữ ký số ứng dụng tại các cơ quan Nhà nước của tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu.
Để việc liên thông văn bản điện tử đã được xác thực điện tử và chữ ký số chuyên dùng tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn Tỉnh được triển khai theo đúng quy định và đủ cơ sở pháp lý hiện Cục Cơ yếu Chính phủ (C893) đã cấp cho tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu 30 con dấu điện tử cho các cơ quan, đơn vị và cấp chữ ký điện tử cho 117 cá nhân (theo kế hoạch của Sở TT&TT đến hết năm 2015 Cục Cơ yếu Chính phủ sẽ cấp chữ ký điện tử cho Chánh, phó Văn phòng của các cơ quan, đơn vị, lãnh đạo các đơn vị trực thuộc, một số UBND các xã, phường, thị trấn thuộc Tỉnh).
Theo Quyết định số 3044/QĐ-UBND các văn bản điện tử đã được chứng thực bằng chữ ký và con dấu điện tử của các sở, ban, ngành, UBND tỉnh, UBND các huyện, thành phốđược gửi qua đường liên thông văn bản phần mềm Văn phòng điện tử hoặc được gửi qua hộp thư địa chỉ công vụ của cơ quan thì không cần gửi văn bản giấy. Cụ thể như sau:
Theo Điều 14. Sử dụng chữ ký số trong xử lý văn bản (Quyết định số 3044/QĐ-UBND)
1. Tất cả các văn bản điện tử khi có chữ ký số của lãnh đạo và con dấu điện tử của đơn vị phát hành (đã đăng thông tin lên trang hoặc cổng thông tin điện tử của các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, thành phố) thì không bắt buộc phải gửi văn bản giấy. Cụ thể:
– Lịch công tác tuần, lịch làm việc.
– Thư mời họp (kèm tài liệu dự họp nếu có, trừ tài liệu chưa được công bố hoặc thuộc danh mục bí mật nhà nước).
– Tài liệu dự thảo để các cơ quan, đơn vị, tổ chức và nhân dân góp ý trước khi trình cơ quan có thẩm quyền ban hành.
– Tất cả các loại báo cáo (không thuộc danh mục bí mật nhà nước) các bảng thống kê số liệu (trừ số liệu chưa được công bố).
– Các văn bản chỉ đạo điều hành (trừ văn bản thuộc danh mục bí mật nhà nước).
2. Các văn bản điện tử đều được thể hiện dưới dạng file.PDF có chữ ký số của đơn vị, chữ ký của người ký văn bản gốc và các thông tin về tên đơn vị, ngày, tháng, năm ký văn bản.
3. Đối với cán bộ là văn thư của các cơ quan, đơn vị phải sử dụng chứng thư số cấp cho cơ quan đơn vị mình (con dấu điện tử) ký số trên văn bản điện tửđã được lãnh đạo ký số khi phát hành văn bản.
4. Các văn bản điện tử chính thống của từng tổ chức, đơn vị là văn bản được ký số hai lần bằng chữ ký số của lãnh đạo và chứng thư số của tổ chức, đơn vị đó.
Theo quy định như trên, hiện tại, sở Công thương, sở TT&TT, sở Nội vụ, sở Ngoại vụ, BQL các khu công nghiệp đã sử dụng chứng thực bằng chữ ký và con dấu điện tử để gửi văm bản qua đường liên thông văn bản hoặc tại hộp thư địa chỉ công vụ của cơ quan theo Quyết định số 3044/QĐ-UBND.
Để giúp cho các cá nhân, cơ quan, đơn vị phân biệtđược thông tin sau khi văn bản điện tử được xác thực bằng Chữ ký số và Con dấu điện tử. Sở TT&TT xin cung cấp một số thông tin như sau:
- Cách phân biệt văn bản có Chữ ký số và con dấu điện tử(hình 1)(sau đây gọi tắt là CKS).
- Phần bên trái là thông tin chính thức để xác nhận văn bản điện tử
- Phần bên phải là hình thức thể hiện của văn bản điện tử qua hình chữ ký con dấu và số văn bản
|
|
- Thông tin cơ bản được thể hiện qua hình chữ ký, con dấu và số văn bản
- Thể hiện việc đóng dấu văn bản điện tử bằng việc thêm số văn bản qua hệ thống eOffice (hình 2).
|
|
– Thể hiện việc ký số văn bản điện tử bằng việc thêm hình chữ ký và con dấu của lãnh đạo qua hệ thống eOffice (hình 3)
Hình 3. Hình ảnh trực quan thể hiện thông tin CKS và ngày ký của lãnh đạo
- Thông tin trước và sau khi văn bản điện tử được xác minh (hình 4 và 5).
- Trong hình 4 thông tin về chữ ký số và con dấu điện tử khi chưa được xác minh sẽ hiển thị dòng chữ Signature not yet verified ( chữ ký chưa được xác minh)
- Trong hình 5 thông tin về chữ ký số và con dấu điện tử sau khi được xác minh sẽ hiển thị dòng chữ Signature is valid (chữ ký có giá trị)
- Cách xác minh CKS
- Cách 1: Click chuột vào biểu tượng con dấu hoặc số văn thư (trong hình 1 hoặc 2), sẽ hiện ra thông báo như hình 6
- Cách 2: click chuột phải vào thông tin người ký như ( hình 1 hoặc 3)sau đó chọn “Validate Signature”sẽ xuất hiện họp thoại như hình 6
Hình 6: Trạng thái CKS
- Trong phần mềm Foxit Reader: Chọn Signature Properties sẽ hiển thị họp thoại Signature Properties tiếp tục chọn Show Certificate để hiển thị họp thoại Certificate chọn Intall Certificate khi đó sẽ xuất hiện họp thoại Certificate import Winzard click Next -> Next ->Finish để hoàn tất việc xác thực.
- Trong phần mềm Adobe Reader: Chọn Signature Properties sẽ hiển thị họp thoại Signature Properties tiếp tục chọn Show Signer’s Certificate để hiển thị họp thoại Certificate Viewer chọn tag Trust sau đó chọn Add Trusted Certificate.
- Khi đã được xác minh thông tin CKS sẽ hiển thị như hình 5
- Trong họp thoại Signature Properties (hình 7a,b)sẽ hiển thị một số thông tin cụ thể gồm người ký và thời gian ký văn bản.
Hình 7a: Họp thoại Signature Propertiestrong phần mềm Foxit Reader
