Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật là gì?

Theo khoản 1 Điều 12 Luật doanh nghiệp 2020, Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Trách nhiệm và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật?

Căn cứ khoản 1 Điều 13 Luật doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có những trách nhiệm sau đây:

Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định của Luật này.

Doanh nghiệp có quyền thay thế, thêm mới, loại bỏ bớt người đại diện theo pháp luật. Sau đó, doanh nghiệp phải làm thủ tục thông báo thay đổi người đại diện.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

Theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm:

Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật theo Phụ lục I-13 Thông tư 68/2025/TT-BTC
Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định trong các trường hợp cụ thể sau:

+ Nghị quyết/ Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;

+ Nghị quyết/ Quyết định của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;

+ Nghị quyết/ Quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty

+ Nghị quyết/ Quyết định của Hội đồng quản trị trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty ngoài nội dung thông tin cá nhân và chữ ký của người đại diện theo pháp luật quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp

Chú ý:

Trường hợp không phải Chủ sở hữu hoặc Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp đến nộp hồ sơ thì người được ủy quyền phải nộp bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân:

+ 01 giấy ủy quyền của giữa người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu và người nhận ủy quyền

+ Người nhận uy quyền cần có những giấy tờ sau:

Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân (Cần công chứng , chứng thực ) hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Trình tự thay đổi người đại diện theo pháp luật

Bước 1: Nộp hồ sơ

Có 02 cách thức để nộp hồ sơ, cụ thể:

Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Cách 2: Đăng ký qua mạng tại Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số công cộng hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh

Bước 2: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Bước 3: Nhận kết quả

* Thời hạn giải quyết: 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

Hướng dẫn thay đổi người đại diện theo pháp luật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 1: Đăng nhập tài khoản vào hệ thống http://dangkykinhdoanh.gov.vn

Hình 1

Bước 2: Nhấn chọn Đăng ký doanh nghiệp chọn Phương thức nộp hồ sơ

Nếu doanh nghiệp có chữ ký số chọn “ Nộp hồ sơ sử dụng chữ ký số công cộng”
Nếu sử dụng bằng tài khoản đăng ký kinh doanh chọn “ Nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh” Hình 2

Bước 3: Chọn loại hình đăng ký trực tuyến “ Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp/ đơn vị trực thuộc” ⟹ “ Tiếp theo”

Hình 3

Bước 4: Nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ doanh nghiệp trên phần Thông tin về doanh nghiệp/đơn vị chủ quản sẽ hiện ra loại hình , mã số doanh nghiệp, mã số nội bộ, tên doanh nghiệp ⟹ “ Tiếp theo”

Hình 4

Bước 5:

+ Chọn: “ Người được ủy quyền” nếu Người đại diện ủy quyền cho cá nhận hoặc bộ phận khác nộp hồ sơ

+ Chọn: “ Người có thẩm quyền ký Giấy đề nghị đăng ký doangh nghiệp” nếu người đại diện theo pháp luật nộp hồ sơ

+ Ghi số giấy tờ của người đại diện theo pháp luật như trên giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, số điện thoại và email của người đại diện theo pháp luật ⟹ “ Tiếp theo”